В личном кабинете экспонента информация по подготовке к мероприятию сгруппирована в 4 больших блока:
- Чек-лист по подготовке к мероприятию
- Список необходимых документов и сведений для участия
- Система назначения встреч с посетителями
- Паспорт экспонента
Чек-лист по подготовке к мероприятию.
В блоке указывается процент готовности экспонента к участию в мероприятии. Чем больше удовлетворено требований со стороны организатора к экспоненту, тем больше процент. Требования настраиваются индивидуально под каждое мероприятие.
Пример требований:
- Подача заявки на участие в мероприятии
- Предоставление списка на ввоз оборудования
- Предоставление списка сотрудников на период монтажных работ
- Предоставление списка делегатов компании для печати бейджей
- Согласование застройки
- Предоставление вопросов для нетворкинга
- Предоставление темы доклада
- Приглашение посетителей на встречи
- Оплата участия
Список необходимых документов и сведений для участия
Раздел является основным инструментарием по подготовке экспонента к мероприятию.
Состав раздела:
1. Инфоцентр.
В разделе представлена исчерпывающая информация по подготовке к мероприятию - памятка Экспонента. Включает в себя список дедлайнов, порядок монтажных и демонтажных работ, схему проезда и общие инструкции.
2. Профиль участия.
В разделе представлены атрибуты участия экспонента в мероприятии
- Формат участия
- Номер стенда, площадь
- Количество делегатов от компании на мероприятии
- Статус согласования застройки
- Статусы дополнительных услуг (уборка, парковка, охрана, интернет, фотосъемка и т.п.)
В разделе можно указать контакты ответственного за подготовку к мероприятию. Как правило контактным лицом со стороны экспонента является руководитель компании или директор по маркетингу. Работу по подготовке к мероприятию при необходимости можно делегировать другому сотруднику. При наличии такого контакта Платформа будет направлять сообщения указанному специалисту. Имеется возможность настройки уведомлений Платформы основному контакту компании-экспонента
Дополнительные услуги вне рамок пакетов участия можно заказать непосредственно в разделе Профиль участия. В зависимости от интересующей услуги Платформа уточнит необходимые параметры, сформирует и направит заявку в оргкомитет для выставления счета.
3. Заявка на ввоз оборудования.
В зависимости от требований площадки мероприятия экспоненту предоставляется возможность загрузить с использованием шаблонов список ввозимого оборудования. Информация автоматически передается в личный кабинет площадки мероприятия, обмена информацией по e-mail не требуется, требование считается удовлетворенным, процент готовности экспонента к мероприятию увеличивается.
4. Предоставление списка делегатов компании для печати бейджей.
В разделе предоставлен шаблон в виде excel-файла. Достаточно заполнить шаблон и загрузить данные. Платформа проконтролирует установленный лимит делегатов от компании на мероприятие. Делегатов можно добавить не только списком, но и по одной записи. Удобно в случае уточнения списка делегатов. Также можно импортировать данные делегатов из предыдущего мероприятия. После добавления списков делегатов экспонента в личный кабинет обмена информацией по e-mail не требуется, требование по необходимости предоставить список делегатов считается удовлетворенным, процент готовности экспонента к мероприятию увеличивается.
5. Согласование застройки.
Раздел позволяет выбрать тип и вариант застройки стенда на мероприятии. В зависимости от выбранного типа предоставляется дальнейшая инструкция по заказу застройки стенда. Модуль интегрирован с личным кабинетом генерального застройщика мероприятия. Требование по необходимости согласования застройки считается удовлетворенным при условии получения от застройщика статуса "Согласовано и оплачено". Процент готовности экспонента к мероприятию увеличивается.
6. Подрядчики экспонента.
Платформа позволяет экспоненту создать личные кабинеты для своих подрядчиков. Кажый подрядчик может в своем кабинете предоставить списки на ввоз оборудования и ФИО специалистов на время монтажа, ознакомиться с порядком заезда и получения пропусков для автомобилей и сотрудников
7. Предоставление списка сотрудников на период монтажных работ
В зависимости от требований площадки мероприятия предусмотрен функционал предоставления списка сотрудников на период монтажных работ. Модуль интегрировано с бюро пропусков площадки мероприятия. Отображаются статусы готовности пропуска для каждого сотрудника (при наличии таких пропусков) В момент предоставления списка соответствующее требование считается удовлетворенным. Процент готовности экспонента к мероприятию увеличивается.
8. Предоставление материалов для деловой программы мероприятия.
- Предоставление вопросов для нетворкинга
- Предоставление темы доклада
- Приглашение посетителей на встречи
В платформе предусмотрена возможность управления статусами в случае предоставления соответствующей информации. Предоставление влияет на процент готовности экспонента к мероприятию.
9. Приглашение посетителей на встречи
Требование считается удовлетворенным, процент готовности экспонента увеличивается при условии наличия назначенных встреч посетителям мероприятия.
10. Оплата участия.
Платформа интегрирована с банками. При получении информации об оплате счета за участие присваивается соответствующий статус.
Система назначения встреч с посетителями
Система связывает воедино интересы посетителей и возможности экспонентов по общим темам мероприятия. Экспонент может пригласить на встречи посетителей:
- Проявивших интерес к продуктам и решениям экспонента на этапе регистрации
- Заинтересованных в решениях по той или иной теме мероприятия
- Работающих в профильном для экспонента бизнес-подразделении
Каждое приглашение на встречу можно сопроводить общим или индивидуальным комментарием и приложить презентации решений.
В системе назначения встреч экспонентов с посетителями у потенциального контакта звездочками обозначается количество общих тем. Звездочка отображается в случае, если посетителя интересует тема мероприятия, по которой у экспонента есть решения. На практике бывает от 1 до 15 звездочек, что говорит о необходимости обратить особое внимание на такой потенциальный контакт.
Кроме того, если посетитель при регистрации указал требующую немедленного решения задачу, текст задачи виден экспоненту. Теперь предложение о встрече экспонент может сопроводить 100% попадающим под ожидания посетителя комментарием.
На этапе подготовки к мероприятию Платформа сообщит персонально каждому экспоненту количество потенциальных контактов для встреч, количество уже отправленных экспонентом предложений встречи и порекомендует скольких посетителей еще целесообразно пригласить исходя из интересов аудитории и предложений каждого экспонента.
Также DIGITAL.EXPO обращается к посетителям, у которых имеются требующие немедленного решения задачи с рекомендацией предложить встречу ряду экспонентов готовым предложить решение задачи.
Система анализирует потребность посетителя и возможности экспонента и предлагает назначить встречу. Работает автоматически.
Паспорт экспонента
Паспорт содержит базовую информацию об экспоненте, данные основного контактного лица, реквизиты компании-участника. Отдельный раздел - Решения и клиенты. В разделе размещены описания продуктов/решений экспонента в привязке к темам мероприятия, указаны типы клиентов (направления бизнеса) и структурные подразделения клиентов экспонента, в которых применимы предлагаемые продукты и решения. Информация используется для отображения на сайте мероприятия и в системе назначения встреч с посетителями.
